Büroorganisation und Schriftverkehr im Einstellungstest üben
Berufsspezifisches Wissen für dein Auswahlverfahren: die Grundlagen zu Büroorganisation und Schriftverkehr, kompakt aufbereitet und mit Beispielaufgaben zum Selbsttest.
Eine Behörde arbeitet mit Schriftgut. Dieses Kapitel zeigt, wie ein Schreiben ins Haus kommt und wie es zur Akte wird. Dazu kommen der Aufbau eines Briefes nach DIN 5008 und die verständliche Sprache im Bürgerkontakt.
Im Test wird Grundlagenwissen abgefragt, keine Hausordnung einer bestimmten Behörde. Achte besonders auf Fachbegriffe wie Aktenzeichen, Eingangsstempel, Wiedervorlage und auf die Kürzel unter der Unterschrift.
So gehst du vor
Ordne die Frage zu: Schriftgutverwaltung, Briefgestaltung, Stil oder Terminorganisation
Frage dich, wozu die Regel dient — meist geht es um Nachweisbarkeit oder Wiederauffindbarkeit
Bei Gestaltungsfragen denke an die DIN 5008 und ihr Ziel: ein einheitliches Erscheinungsbild
Wähle bei Stilfragen die sachliche, verständliche Variante, nicht die umständlichste
Aktenführung und Aktenplan
Die Akte macht einen Verwaltungsvorgang vollständig nachvollziehbar.
Aktenzeichen — eindeutige Kennung, über die ein Vorgang wiedergefunden wird
Aktenplan — ordnet das Schriftgut der Behörde nach Sachgebieten
Vollständigkeit — entscheidungserhebliche Unterlagen gehören in die Akte
Federführung — eine Stelle ist für den Vorgang verantwortlich
Posteingang und Postausgang
Der Eingang eines Schreibens wird festgehalten, weil daran Fristen hängen.
Eingangsstempel — dokumentiert nachweisbar den Tag des Eingangs
Weiterleitung — bei Unzuständigkeit geht das Schreiben an die richtige Stelle
Förmliche Zustellung — Postzustellungsurkunde oder Einschreiben als Zugangsnachweis
Der Stempel sagt nichts über den Inhalt aus, sondern nur über den Zeitpunkt.
Registratur, Aufbewahrung und Archiv
Auch das Ende eines Vorgangs ist geregelt.
Ablage — nach Sachgebiet, innerhalb des Vorgangs chronologisch
z. d. A. — Vermerk „zu den Akten“, der einen Vorgang abschließt
Aufbewahrungsfrist — Zeitraum, in dem Schriftgut vorgehalten wird
Anbietungspflicht — Ausgesondertes geht zuerst an das zuständige Archiv
Schreiben, Vermerke und Zeichnung
Nicht jedes Schreiben einer Behörde hat dieselbe rechtliche Bedeutung.
Bescheid — setzt gegenüber dem Bürger eine Rechtsfolge und ist als Verwaltungsakt anfechtbar
Mitteilung — informiert, ohne selbst eine Rechtsfolge zu setzen
Aktenvermerk — hält Telefonate und Zwischenschritte für die Akte fest
i. A. — zeichnet, wer nach Weisung handelt
i. V. — zeichnet, wer die Behördenleitung vertritt
Auf dem Dienstweg heißt: über die zuständigen Vorgesetzten, ohne Ebenen zu überspringen.
Verständliche Amtssprache
Behördenschreiben sind sachlich, präzise und trotzdem verständlich.
Sachlich — keine Umgangssprache, keine Wertungen
Erklärend — Fachbegriffe gegenüber Bürgern erläutern oder ersetzen
Kurz — aktive Sätze statt Schachtelsätzen und Passivketten
Eindeutig — Fristen und geforderte Handlungen ausdrücklich benennen
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